ArztBriefManager

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Modernes Arztbrief-Management (Artbriefe Scannen: von der Last zur Lust)

Während meiner Tätigkeit als niedergelassener Internist habe ich mich selbst viele Jahre lang durch die Flut von Arztbriefen gekämpft, deren Aufbewahrung viel Platz und deren Archivierung kostbare Zeit raubt. Meine Suche nach einem geeigneten System, das mein Problem mit den inzwischen immer höher werdenden Stapeln zufriedenstellend lösen könnte, war leider vergeblich. So nahm ich den Kampf gegen die Papierflut auf, indem ich  gemeinsam mit dem Programmierer Herrn Klockner dieses Programm entwickelte. Besonders Ihm als Chefprogrammierer ist es zu danken, dass die fehlerfreie und leicht zu bedienende Software Arztbriefe nicht nur geordnet speichert, sondern auch schnell und gezielt heraussucht. Damit wird der oft turbulente Praxisalltag erleichtert. Der ArztBriefManager war geboren.

 

Die wichtigsten Vorteile des ArztBriefManagers:

  • Automatische Archivierung mit Anzeige des Absenders und Datum der Erstellung des Briefes
  • Schnelles Einscannen der Arztbriefe ohne lästiges Sortieren
  • Gezielter und schneller Zugriff auf alle Arztbriefe
  • Mit der Suchfunktion lassen sich Arztbriefe mit bestimmten Inhalten finden
  • Keine Verwechslung bei Patientennamen
  • Massive Zeitersparnis für die HelferInnen und vor allem auch für die Ärzte beim Suchen von Befunden in den Arztbriefen

Und so funktioniert das Einscannen mit dem ArztBriefManager:


Welche enorme Arbeitserleichterung die Arzthelferin hat, ist offensichtlich. Besonders Kollegen, die noch herkömmlich scannen, wissen dies zu schätzen. Es entfallen sowohl vorbereitende Tätigkeiten für die Arzthelferin als auch mühsames Eingeben von Daten. Das Heraussuchen und Wegsortieren der Karteikarte kann bald entfallen. Alle Papierdokumente befinden sich auf Ihrem PC und die Arztbriefe können aufgesucht und durchsucht werden, genauso wie alle anderen Dateien im Rechner. Die Karteikarte wird früher oder später überflüssig

 

Deshalb profitiert vor allem auch die Ärztin und der Arzt vom ArztBriefManager:

Der ArztBriefManager speichert nicht nur alle Arztbriefe oder sonstige Texte, die in Papierform vorliegen, sondern er sucht auch für Sie alle Befunde heraus. Wenn Sie die Laborwerte Ihrer Patienten wissen wollen, so klicken Sie das Laborblatt in Ihrem Praxis-PC an. Wenn Sie die Laborwerte aus der Klinik wissen wollen, lassen Sie diesen Brief vom ArztBriefManager heraussuchen und bei mehrseitigen Briefen die Stelle zeigen, wo die Laborwerte zu sehen sind. Der ArztBriefManager färbt die Stelle in Blau ein. Statt alle Arztbriefe durchzulesen, wenn man etwas sucht, läßt man das den ArztBriefManager tun. Die Patienten werden erfreut sein, wie gut Sie über Alles in der Vergangenheit Bescheid wissen.

Das bedeutet konkret: So wie man in seinem Praxis-PC die Laborwerte, die Medikation, die verschiedenen Befund-Dokumentationen, Impfungen oder Therapiemaßnahmen suchen kann, kann man jetzt auch in den gespeicherten Arztbriefen nach Laborwerten, Therapie, Lungenfunktionen, Koloskopie, Ejektionsfraktion, Diagnosen, MRSA etc. suchen.

Der ArztBriefManager zeigt den Brief, in dem darüber berichtet wird. Zusätzlich kann er, was bei langen Arztbriefen sehr hilfreich ist, die Stelle, wo das Gesuchte steht, in Blau markieren: z.B: Wo steht der Befund über MRSA?

Man kann sagen: Arztbriefe zweimal lesen ist nicht mehr notwendig!

Wie das Ergebnis aussieht, wenn die Dokumente von der Arzthelferin gescannt wurden, zeigt das nächste Bild.

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Ist ein Patientenname wie im obigen Beispiel (“Müller, Theo”) weiß hinterlegt, so bedeutet dies, dass Arztbriefe vorhanden sind. Durch Doppelklick auf den Namen, wird links die Liste der vorhandenen Arztbriefen angezeigt. Das erste Datum zeigt den Tag des Einscannens, das zweite das Erstellungsdatum. Daneben stehen die Absender: Das sind Facharztbezeichnungen, Namen von Kliniken, Kollegen, usw. Die Liste der Absender kann man selbst verändern.

Mit Doppelklick auf eine Zeile wird der Arztbrief geöffnet und kann gelesen werden.

Im Bereich Suchbegriffe (Vorlagen) kann man nach Briefen mit bestimmten Inhalten suchen. Interessiert man sich für einen bestimmten Befund, so gibt man diesen Begriff unten in das Kästchen unter A ein. Klickt man nun auf Filter Anwenden, werden nur noch die Arztbriefe ganz oben gezeigt, in denen dieser Begriff vorkommt.

Gibt man nicht nur unter A, sondern auch unter B, C und D weitere Begriffe ein, so werden alle Arztbriefe, die einen dieser Begriffe enthalten, angezeigt (ODER-Logik).

Wenn man aber auch in die zweite Zeile von oben unter A, B, C oder D Begriffe eingibt, so werden nur die Arztbriefe angezeigt, die wenigstens einen Begriff aus der ersten Zeile und wenigstens einen aus der zweiten Zeile enthalten (UND-Logik).

Um die Suche nach dem richtigen Arztbrief zu starten, klick man auf Filter Anwenden. Auf diese Weise bleiben nur die Dokumente in der Anzeige, die den gesuchten Begriff enthalten. Man kann auch Filter-Vorlagen, die man generiert hat, unter einen selbst gewählten Kürzel speichern. In diesem Fall muss man bei der nächsten Anwendung nur noch das Kürzel eintragen und kann dann sofort Filter Anwenden anklicken.

Das nächste Bild zeigt die Seite eines mehrseitigen Dokuments, welche das gesuchte Wort enthält (in Blau hinterlegt).

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Aufrufen der erfassten Arztbriefe

Um einen gespeicherten Arztbrief aufzurufen, genügt es, die Anfangsbuchstaben des gesuchten Patientennamens einzugeben. Je mehr Buchstaben eingegeben werden, desto exakter wird die Suche (Auto-Vervollständigung). Ist der gewünschte Name gefunden und ausgewählt, erscheint eine Liste der gesamten gespeicherten Arztbriefe des betreffenden Patienten in chronologischer Reihenfolge, wobei der aktuellste an oberster Stelle steht. Es können vom Anwender – je nach Bedarf – auch andere individuelle Suchbegriffe gewählt werden (z.B. Gynäkologe, Uniklinik, Gastroenterologie etc.), so dass nicht nur eine Suche nach Namen, sondern auch nach Kategorien möglich ist.

 

Wie zuverlässig ist der ArztBriefManager?

Eine fehlerhafte Schrifterkennung kommt äußerst selten vor (die Fehlerquote liegt bei etwa 1 %). Falls es dennoch passieren sollte, dass ein Patientenname falsch geschrieben wurde (z.B. „oe“ statt „ö“) oder das Dokument durch Verschmutzung nicht eindeutig zu lesen ist, so gehen die Daten nicht verloren, sondern werden vom ArztBriefManager unter “unbekannt” gespeichert. Von dort kann es durch Verschieben dem entsprechenden Patienten zugeordnet werden. Vorsicht: Handschriftlich verfasste Dokumente kann der ArztBriefManager nicht zuverlässig erkennen!

 

Brachliegende Informationen nutzen

Ein ganz entscheidender Vorteil des ArztBriefManagers ist, dass der Arzt zu jedem Zeitpunkt in sämtlichen Arztbriefen nach relevanten Kriterien bezüglich eines bestimmten Patienten suchen kann. So kann er schnell und gezielt prüfen, ob in einem Brief z.B. über Hepatitis berichtet wird oder wann die letzte Koloskopie war. Wie groß war die Ejektionsfraktion? Hat ein Augenarzt in einem seiner Briefe über Glaukom berichtet? Die “toten” Arztbriefe werden lebendig. Was vergessen wurde, kann problemlos wiedergefunden werden. Kein Suchen in dem Arztbriefstapel, in dem die Reihenfolge durcheinander gekommen ist. Keine verschwundenen Arztbriefe mehr.

 

Falls Ihr Interesse geweckt wurde, stehe ich Ihnen für weitere Fragen gerne zur Verfügung und freue mich über eine Kontaktaufnahme. Im Einzelnen können Sie

  • sich das Programm in der Gemeinschaftspraxis Dr. med. Sonja Kleybrink und Dirk Cremer in Düsseldorf-Holthausen vorführen lassen.
  • sich mit mir telefonisch in Verbindung setzen, falls der Weg zur Praxis zu weit ist. Während des Telefonats besteht die Möglichkeit, dass Sie von Ihrem privaten Rechner per Datenfernleitung zu meinem PC Zugang haben. Im Gespräch erläutere ich Ihnen das Programm, sodass Sie alles, was Sie wissen möchten, sofort ausprobieren können.
  • Bevor Sie sich zum Erwerb entscheiden, können Sie das Programm 30 Tage lang testen.

 

 

Herzlichst,

Dr. med. Horst Kleybrink

Telefon: 0160 84 85 293

Mail: kontakt@abmanager.de